Wichtige Änderungen bei der Spesenrückvergütung ab 2025: Was Sie wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Regelungen zur Spesenrückvergütung in Kraft, die sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter betreffen. Diese Änderungen zielen darauf ab, die Nachverfolgbarkeit von Zahlungen zu gewährleisten und die Nutzung von Bargeld zu minimieren.

Obwohl diese Regelungen ab dem 1. Januar 2025 in Kraft treten sollen, ist die endgültige Verabschiedung des Haushaltsgesetzes noch ausstehend. Daher gibt es noch keinen endgültigen Gesetzestext. Wir empfehlen, zu Beginn des Jahres alle Spesenrückvergütungen mit Karte zu begleichen, um auf der sicheren Seite zu sein.

Nachverfolgbare Zahlungen erforderlich
Sowohl für vom Unternehmen als auch vom Mitarbeiter getätigte Ausgaben gilt: Die Zahlungen müssen nachverfolgbar sein. Das bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Ausgaben, die sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit betätigen, nicht in bar begleichen dürfen, sondern auf nachverfolgbare Zahlungsmittel wie Bankomatkarte oder Kreditkarten zurückgreifen müssen. Bei Nutzung dieser Zahlungsmittel ist es erforderlich, dem Arbeitgeber die entsprechende Transaktionsquittung oder den Steuerbeleg vorzulegen.

Keine Barerstattung durch den Arbeitgeber
Auch Arbeitgeber dürfen keine Barauszahlungen zur Erstattung von Spesen vornehmen. Stattdessen müssen die Erstattungen über die Gehaltsabrechnung oder andere nachverfolgbare Zahlungsmethoden erfolgen. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern als Alternative eine Firmenkreditkarte an, wodurch die Ausgaben direkt vom Unternehmen getragen werden.

Steuerliche Auswirkungen bei Barzahlungen
Sollte ein Mitarbeiter dennoch bar bezahlen, sind die Spesenrückerstattungen durch den Arbeitgeber nicht steuer- und beitragsfrei. Sie unterliegen dann Sozialabgaben und Steuern und sind für das Unternehmen nicht abzugsfähig.