Die pauschale Spesenrückvergütung kann immer dann angewandt werden, wenn ein Mitarbeiter das Gemeindegebiet seines normalen Arbeitsplatzes verlässt. Ist dies der Fall, kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter einen steuer- und abgabenfreien Betrag von bis zu 46,48 Euro pro Tag als pauschale Spesenerstattung auszahlen. Dies jedoch nur, wenn die Kosten für Unterkunft und Verpflegung nicht separat vergütet werden.
Wird dagegen entweder die Unterkunft oder die Verpflegung vom Arbeitgeber kostenlos zur Verfügung gestellt, so wird der ursprüngliche Freibetrag um 1/3 gekürzt. Im Falle der Bereitstellung sowohl der Unterkunft als auch der Verpflegung seitens des Arbeitgebers wird der Freibetrag um 2/3 reduziert.
Es wurde nun klargestellt, dass bei der Abgabe von Essensgutscheinen während des Außendienstes der pauschale Höchstbetrag von 46,45 Euro auf 30,98 Euro pro Tag, also um ein 1/3, reduziert wird.